Kupujemy dom - jakie dokumenty będą potrzebne do zawarcia aktu notarialnego?

Zakup domu można sfinalizować jedynie w formie aktu notarialnego. Zanim zostanie on podpisany w obecności notariusza, trzeba będzie przedstawić w kancelarii szereg dokumentów, które potwierdzą kto jest właścicielem danej nieruchomości, czy nie ma ona wad prawnych i czy wybudowano ją zgodnie z zasadami sztuki budowlanej (i projektem).

Zdobyciem dokumentów musi zająć się sprzedający, bo to on (będąc póki co właścicielem) jest uprawniony do ich otrzymania. Swoje kroki powinien skierować m.in. do sądu rejonowego, starostwa powiatowego oraz urzędu gminy (lub miasta).

Dokumentację warto zacząć zbierać wcześniej, jak tylko kupiec potwierdzi chęć zakupu. Wiele zaświadczeń dostaje się „od ręki” ale na niektóre trzeba poczekać kilka lub kilkanaście dni. Jednocześnie lepiej nie spieszyć się zbytnio, bo niektóre z nich mają określony termin ważności.  Jakie „papiery” są niezbędne do sprzedaży domu i działki?

Akt notarialny jest pierwszym krokiem do własnego, wymarzonego domu. Fot. Freeimages.com.

1. Odpis księgi wieczystej

Księga wieczysta jest podstawowym źródłem informacji o stanie prawnym nieruchomości. Wszelkie zmiany właściciela, podziały działki lub nieruchomości, wielkość nieruchomości, obciążenia hipoteki itp. są w niej wpisywane. Przy podpisywaniu aktu notarialnego sprzedaży domu domniemywa się, że osoba, która figuruje w KW jako właściciel, rzeczywiście tym właścicielem jest.

Odpis uzyskuje się we właściwym sądzie rejonowym, w wydziale wieczystoksięgowym. Należy złożyć wniosek, określając w nim dane wnioskodawcy, numer księgi, rodzaj odpisu (zupełny lub zwykły) oraz sposób odbioru dokumentu (osobiście lub pocztą). Wydanie odpisu jest płatne (albo w kasie sądu, albo przelewem na rachunek sądu). Dokument otrzymuje się do 3 tygodni od złożenia wniosku.

W niektórych przypadkach odpis można pobrać również drogą elektroniczną. Dotyczy to jednak jedynie elektronicznych ksiąg wieczystych.

Wypis z księgi wieczystej jest ważny 30dni od daty wydania.

2. Podstawa nabycia nieruchomości

Czyli swoiste „zaświadczenie” że właściciel jest właścicielem. Może to być np. umowa kupna lub darowizna (w formie wypisu aktu notarialnego). Nieruchomość można również odziedziczyć w spadku. Wówczas potrzebne będzie postanowienie sądu (stwierdzenie nabycia spadku lub poświadczenie dziedziczenia). Dodatkowo notariusz zapyta o zaświadczenie z urzędu skarbowego, potwierdzające, że wszystkie opłaty związane ze spadkiem zostały uregulowane.

3. Wypis z rejestru gruntów

Rejestr gruntów prowadzony jest w starostwie powiatowym. To zestawienie informacji o wszystkich gruntach i budynkach, które znajdują się na terenie powiatu. O wydanie wypisu wnioskuje się do starosty (lub wydziału geodezji urzędu miasta). Najczęściej robi się to na specjalnym formularzu, dostępnym w urzędzie lub na urzędowych stronach www.

Oprócz wypisu notariusz może również zażądać wyrysu z rejestru gruntów. Dzieje się tak w przypadku, gdy powierzchnie działki w dokumentacji geodezyjnej i wieczystoksięgowej są różne. Wniosek o wyrys również składa się u starosty.

Wypis z rejestru gruntów jest ważny 3 miesiące od daty wydania.

4. Zaświadczenie z urzędu miasta / gminy dotyczące zgodności z planem zagospodarowania przestrzennego (jeżeli taki istnieje)

Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego określa, jak mogą zostać zagospodarowane tereny które obejmuje. Wskazuje obszary przeznaczone pod budownictwo mieszkaniowe (wraz z rodzajem zabudowy), obiekty usługowe, inwestycje publiczne, tereny zielone oraz rolne. Plany są uchwalane przez radę gminy / miasta. Często obejmują tylko wybrane obszary.

Wniosek o zaświadczenie składa się do właściwego urzędu gminy / miasta. Należy do niego dołączyć mapkę (zazwyczaj w skali 1:1000 lub 1:500), na której znajduje się projekt zagospodarowania terenu, którego dotyczy wniosek.

5. Zaświadczenie od starosty, że działka nie jest objęta planem urządzania lasu

Zgodnie z ustawą o lasach, dla niektórych terenów (również należących do osób prywatnych) może zostać uchwalony uproszczony plan urządzenia lasu. To dokument, który przeznacza określone obszary pod zalesienie i inwentaryzuje już zalesione. Tam, gdzie zaplanowano las nie można się budować.

Zaświadczenie wydaje starosta na wniosek osoby zainteresowanej (właściciela, pełnomocnika).

6. Zaświadczenie z urzędu miasta / gminy dotyczące osób zameldowanych w sprzedawanym domu

Wymagane jest tylko wtedy, gdy na działce jest budynek. Zaświadczenie ma zagwarantować nabywcy, że kupuje nieruchomość bez lokatorów, zameldowanych pod danym adresem na pobyt stały lub czasowy.

7. Potwierdzenie przyjęcia obiektu budowlanego do użytkowania

Jest potwierdzeniem, że budynek został wybudowany zgodnie z projektem i nadaje się do zamieszkania. Wniosek składa się do Inspektoratu Budowlanego (powiatowego lub wojewódzkiego, w zależności od tego kto wydał pozwolenie na budowę). Komisja z IB w przeciągu 21 dni przeprowadza kontrolę zgodności i jeżeli wszystko jest OK - wydaje zaświadczenie.

Do wniosku należy dołączyć szereg dokumentów, m.in. zaświadczenie ze straży pożarnej i inspektoratu sanitarnego (brak sprzeciwu wobec użytkowania budynku), dziennik budowy, dokumentację geodezyjną oraz poświadczenie odbioru przyłączy. 

8. Dokumenty potwierdzające tożsamość / dane rejestrowe firm

Akt notarialny sprzedaży nieruchomości podpisują strony w obecności notariusza. Fot. Freeimages.com.

Oprócz powyższych, w kancelarii notarialnej należy stawić się z dokumentem potwierdzającym tożsamość i numerem PESEL (np. dowodem osobistym, paszportem). Notariusz będzie wymagał również imion rodziców i adresu zameldowania. Jeżeli stronami są małżonkowie, którzy mają podpisane oświadczenie o rozdzielności majątkowej (intercyzę) konieczne będzie również to oświadczenie.

W przypadku firm trzeba dostarczyć dokumenty rejestrowe, a więc wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub do KRS, zaświadczenie o nadaniu numerów REGON i NIP.

Na podpisanie aktu należy się umówić ze wszystkimi stronami i notariuszem w kancelarii notarialnej. Warto popytać o koszt takiej usługi - kancelarie mają różne cenniki, więc w niektórych może być taniej. Oprócz taksy notarialnej, trzeba będzie jeszcze zapłacić podatek od umowy sprzedaży (2% wartości transakcji), opłatę za wpis i założenie księgi wieczystej (260zł) oraz za wydanie wypisu aktu notarialnego (ok. 30zł za sztukę).

Po podpisaniu aktu notarialnego, notariusz przekazuje informację do sądu, wnioskując o zmianę wpisu w księdze wieczystej (i jeżeli jest taka potrzeba) założenie nowej księgi (np. przy podziale nieruchomości). Wydział wieczystoksięgowy wysyła do zainteresowanych stron informacje ze zmianami, które zostały wprowadzone. Jeżeli cokolwiek się nie zgadza, trzeba jak najszybciej skontaktować się z notariuszem, by sprostował nieścisłości. Później jest znacznie trudniej „odkręcić” zmiany.