Obowiązek informacyjny

Szanowni Państwo,

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO¹). Chcemy więc wyjaśnić co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem dlatego też dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich odbywało się w sposób bezpieczny a zarazem przejrzysty dla Ciebie. Wprowadziliśmy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych. Jej ideą jest zaprezentowanie Tobie pełni praw jakie posiadasz w związku z przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie my musimy spełnić wobec Ciebie na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. obowiązek informacyjny).

1. Na początku chcemy Ci wyjaśnić więc czym tak na prawdę jest RODO

RODO to w zasadzie jest skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.

2. Co kryje się pod pojęciem Administrator?

Administratorem danych czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu a także w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest: Grupa PSB Handel S.A. Wełecz 142, 28-100 Busko-Zdrój, NIP: 655-197-44-39, REGON: 366438684.

3. Kim jest Inspektor ochrony danych ( IOD)?

Inspektor ochrony danych ( IOD) to osoba, z którą możesz się skontaktować w razie pytań, wątpliwości co do zakresu przetwarzania Twoich danych przez Administratora.

Umożliwiliśmy Ci to na kilka sposobów:
a) co do zasady rekomendujemy kontakt drogą mailową wysyłając wiadomość na adres: mailowy: [email protected].
Umożliwia ona nam sprawny sposób udzielania informacji. Możemy się konkretnie odnieść do przesłanej korespondencji i przejrzyście udzielić odpowiedzi oraz rozwiać Twoje ewentualne wątpliwości
b) gdybyś jednak uznał ( a), że wysyłka e-mail jest dla Ciebie kłopotliwa, zawsze możesz skontaktować się z Inspektorem ochrony danych telefonicznie pod nr telefonu: 504 976 690
W Grupie PSB Handel S.A. funkcję tą sprawuje - pan Rafał Andrzejewski

4. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust 1 lit. a RODO1, art. 6 ust 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust 1 lit. f RODO.

5. Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach:

a) w celu zawarcia umowy oraz sprawnego działania procesu reklamacji (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b) w celu wysyłania informacji handlowej lub marketingu za pomocą poczty elektronicznej na podstawie Pani/Pana zgody – w przypadku jej wyrażenia (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
c) w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art.7.ust.3 RODO);
d) w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
e) w celu badania satysfakcji klientów i określania jakości naszej obsługi, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
f) w celu oferowania Pani/Pana przez nas produktów i usług bezpośrednio (marketing bezpośredni, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

6. Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Dbamy o poufność Twoich danych. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych (firmy zajmujące się obsługą przewozu towarów i osób, usługi wsparcie logistycznego. Jeśli będziesz chciał uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z Inspektorem ochrony danych bądź innym pracownikiem Administratora. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane osobowe innym podmiotom współpracującym z nami w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza w przypadku organizowania dodatkowych imprez, zajęć bądź innego rodzaju usług, których świadczenie nie odbywa się w sposób ciągły ale także podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp., kiedy będziemy zmuszeni do dochodzenia swoich roszczeń.

7. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

8. Okres retencji czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Będziemy przetwarzać Twoje dane nie dłużej niż to konieczne. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
- jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego
- jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych czy to do celów marketingowych, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach kiedy o tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody.
- po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego zostały zebrane (np. realizacja umowy) (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

9. Przysługują Pani/ Panu następujące prawa:

  • prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
  • prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych;
  • prawo do usunięcia danych - jeżeli Pani/Pana zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali  te dane, może Pani/ Pan zażądać abyśmy je usunęli;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych - może Pani/Pan żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panią/Panem działań, jeżeli Pani/Pana zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Pani/Pana temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chce Pani/Pan, żebyśmy je usunęli, bo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania danych;
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych - Sprzeciw „marketingowy”. Ma Pani/ Pan  prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. W przypadku skorzystania z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.
  • prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację. Ma Pani/ Pan także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni. Powinna Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Pani/Pana danych są nadrzędne wobec Pani/Pana praw lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • prawo do przenoszenia danych – ma Pani/Pan prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Pana/Pani dotyczące, które posiadamy na podstawie umowy lub Pani/ Pana zgody. Może Pani/Pan też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi;
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzamy Pani/ Pana dane niezgodnie z prawem, może Pani/Pan złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego;
  • prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych - w każdej chwili może Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Pani/Pana zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu wykonania swoich praw prosimy kierować żądanie pod adres email:

[email protected]

Proszę pamiętać, że przed realizacją Pani/Pana uprawnień będziemy się musieli upewnić, że Pani/Pan to Pani/Pan, czyli odpowiednio Panią/Pana zidentyfikować.

10. Informujemy ponadto, iż mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda.


11. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np. marketing produktów własnych drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu chociażby realizacji umowy na korzystanie z usług. Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.

12. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.